Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi
Wasa Up asiakasrekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakkaan henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:
• asiakkuuden tai muun asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitaminen ja hallinnointi
• analysointi ja tilastointi, mielipide- ja markkinatutkimukset
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan suunnittelu, analysointi ja kehittäminen
• rekisterinpitäjän markkinointi, mukaan lukien suoramarkkinointi ja sen kohdentaminen rekisteröityä kiinnostavaksi esimerkiksi asiakkaan ostohistoriatietojen tai muiden tietojen perusteella luotujen profiilien avulla
• rekisterinpitäjän tilan käyttö- ja pääsyoikeudet sekä kulunvalvonta
• muut vastaavat käyttötarkoitukset, jotka eivät ole ristiriidassa edellä kuvattujen käyttötarkoitusten kanssa.

3. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyn perustiedot, kuten:
• etu- ja sukunimi
• yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen sekä palveluiden ja sisältöjen käyttämiseen liittyvät tiedot, kuten:
• asiakasviestintään liittyvät tiedot
• palautteet ja reklamaatiot
• rekisterinpitäjän sähköisten palveluiden ja sisältöjen käyttöä koskevat selailutiedot ja muut tiedot, mukaan lukien rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (IP-osoite, selain) sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot, mikäli evästeisiin liitetään henkilötietoja
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten kohdennetut markkinointitoimenpiteet, niiden hyödyntäminen ja niiden yhteydessä annetut tiedot sekä suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
• jäsenavaimella tapahtuva kulku tilassa

Asiakkaalla on oikeus pyytää tietojensa poistamista, mikäli niitä ei tarvita palvelun tarjoamiseksi tai asiakkaan/asiakkaiden turvallisuuden varmistamiseksi.

4. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan pääsääntöiseti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi markkinointitapahtumissa. Tietoja saadaan myös rekisterinpitäjän sähköisten palveluiden välityksellä, jolloin tietoja voidaan kerätä myös evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten väestötietojärjestelmästä ja muista vastaavista rekistereistä.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja rekisterinpitäjän huolellisesti valitsemille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tällaista tietojen luovuttamista erillisellä ilmoituksella. Lisäksi rekisterinpitäjä voi siirtää tietoja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen omaan suoramarkkinointirekisteriinsä.

Muihin kuin edellä mainittuihin tarkoituksiin henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Rekisterinpitäjä on kuitenkin oikeutettu lainsäädännön sallimin tavoin luovuttamaan henkilötietoja esimerkiksi liiketoiminnan myyntiin liittyvissä tilanteissa.

Lisäksi rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja mm. tilastointi- ja analysointitarkoituksiin siten, etteivät luovutettavat tiedot ole yhdistettävissä yksittäiseen henkilöön.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja rekisterinpitäjän huolellisesti valitsemille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tällaista tietojen luovuttamista. Lisäksi rekisterinpitäjä voi siirtää tietoja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen omaan suoramarkkinointirekisteriinsä.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos siirto on kuitenkin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, noudatetaan siirrossa tällöin henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävät paperiset aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin ei ole pääsyä yrityksen tai sen yhteistyökumppaneiden ulkopuolisilta tahoilta.

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Ainoastaan Wasa Upin työntekijöillä on pääsy sähköisen rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä henkilökohtaisella käyttöoikeudella.

 

Kulunvalvonnan rekisteriseloste

1. Rekisterin nimi
Wasa Upin kulunvalvontajärjestelmän (ILOQ) käyttäjärekisteri

2. Rekisterin käyttötarkoitus ja sisältö
Wasa Upin tiloissa kulkevien kulun hallinta ja tunnistaminen,
väärinkäytösten estäminen ja selvittäminen sekä oikeutetun edun valvonta. Rekisteri sisältää tiloissa omalla kulkutunnuksella kulkevien nimen ja kulkutapahtumat. Pääsy omalla tunnuksella tiloihin on Wasa Upin henkilökunnalla, Wasa Upin jäsenasiakkailla sekä Academillin huollosta ja ylläpidosta vastaavilla tahoilla.

3. Henkilötietojen keräys
Henkilön nimi kirjataan järjestelmään kulkutunnisteen luovutuksen yhteydessä. Tapahtumahistoria tallentuu automaattisesti kovalevylle. Tämä rekisteriseloste ja seloste käsittelytoimista esitetään henkilölle kulkutunnistetta luovutettaessa.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Mikäli henkilöä epäillään väärinkäytöksistä, rekisterinpitäjällä on oikeus tutkia henkilön kulkuhistoria. Järjestelmästä voidaan tapahtumien todistamiseksi ottaa tulosteita kulkurekisteristä ja verrata niitä valvontakameroiden otteisiin.

5. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Mikäli väärinkäytös on ilmeinen ja sen kohde ja tekijä yksilöitävissä, voidaan tietoja luovuttaa eteenpäin vahingon ja vastuiden selvittämiseksi rikostutkinnassa tai oikeusasteissa. Rekisterinpitäjä on myös oikeutettu lainsäädännön sallimin tavoin luovuttamaan henkilötietoja esimerkiksi liiketoiminnan myyntiin liittyvissä tilanteissa.

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos siirto on kuitenkin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien kannalta tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, noudatetaan siirrossa tällöin henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

6. Tietojen säilytys
Nimitieto säilytetään järjestelmässä niin kauan kuin henkilöllä on kulkuoikeus yrityksen tiloihin. Kulkuoikeuden lakattua ja etätunnisteen palauduttua kulunvalvontaa hallinnoivalle vastuuhenkilölle alkaa kuukauden varoaika. Mikäli varoajan kuluttua epäselvyyksiä ei ole ilmennyt, poistetaan nimitieto järjestelmästä.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävät aineistot ovat pääosin sähköistä materiaalia, joka tallentuu Wasa Upin tietokoneen omalle kovalevylle. Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin, kuten palomuurein ja salasanoin. Ainoastaan Wasa Upin työntekijöillä on pääsy sähköisen rekisterin sisältämiin tietoihin rekisterinpitäjän myöntämällä henkilökohtaisella käyttöoikeudella.

Mahdolliset paperiset materiaalit sisältävät kuluntunnisteen luovutusta koskevia sopimuksia, jotka säilytetään Wasa Upin omassa, lukitussa tilassa.